關於數位工具的使用,第一個聯想到的是近年來風行的「雲端運算」之應用。以記事本為例,原先我很講究手寫的質感與小本子的設計與個性化;但隨著生活裡需要記憶的事情逐漸增加,增加的頻率也越來越快,手寫小本子逐漸沒辦法滿足我對「提醒」與「大量交叉記事」的需求,於是開始使用 Google Calendar,並將其與 Outlook 同步,方便管理橫跨月份、社群的各類型待辦事項與約會。

另一方面,開始使用智慧型手機後,除了倚賴日曆的記事與提醒功能,與日俱增的社交網絡,逐漸顯示出「手機聯絡人」的不足,一個人可以同時出現在我的手機聯絡人、Google 聯絡人、Facebook 聯絡人以及各個 Apps 聯絡人裡。如此龐雜巨大的社交網絡,若不將之同步連結,很容易導致資訊的混亂與搜尋困難,因此,在拒絕同步一段時間後(莫名對雲端運算的隱私洩漏恐懼),我還是選擇了資料同步,十分乾脆的對網路空間開放自己的人脈與種種資訊。

有感於近年來對於數位工具的依賴,楊偉龍先生這場「數位人脈王 - 善用數位工具,做好專案管理,提高工作效率」直直引起我的興趣。因為「善用數位工具」是個已知的事項,但卻缺乏執行技巧,坊間對於數位工具應用的書籍洋洋灑灑在架上一字排開,讓人眼花撩亂之餘,良莠不齊的顧慮往往讓我在大海撈針前就先轉身放棄。

楊偉龍說:「工程背景出身的人需要用邏輯思考,而我認為需要善用數位工具,進而增加自己的價值。專案管理是做『臨時性』的努力,因此,需要邏輯、清楚、簡單的解釋和陳述。」因此,善用數位工具,可以幫忙專案管理者快速與合作人員進行高效率的溝通,且避免誤解或闕漏。

「很重要的態度:視自己為老闆。」不管在哪個位置上,楊偉龍先生都鼓勵人們「將自己當作老闆」,以老闆的高度、角度來全面性的看待事情,將自己的日常生活視為專案來詳加管理,如此更可以提昇工作效能與執行方向的準確性。而學會專案管理,也等於學會「聰明工作」的方法。

提到專案管理的常用工具,楊偉龍先生認為 MS Office Excel 雖然簡單易用,但缺點是檔案不易管理(檔名編輯容易紊亂)、共享與協同作業,編輯歷史(page history)也只能藉由手動的紀錄加以追蹤,更容易出現差錯。

對於專案管理的工具,楊偉龍先生建議使用免費且普及率高的 Google Documents。現在幾乎人人都有 Google 帳號,而 Google 文件雲端儲存、遠端編輯以及可限定共用權限等功能,皆可輕易克服 Excel 的侷限,頁面上,更能輕易追蹤文件修改時間,除方便執行者編輯外,也讓管理者可以獲得更全面的資訊與各專案狀態。

分享中,楊偉龍先生很慷慨地將自己的團隊文件與資料夾和與會者分享,確實能從清楚有層次的分類中一眼看出各專案的文件存放位置、編輯者與專案參與人。「在專案管理中最困難的環節,就是人。」也因此,楊偉龍先生認為,人人都應該養成人脈管理、紀錄互動的習慣,他自己透過 outlook 的分類以及公司內部研發的競爭對手紀錄網頁,將生活中、工作上曾經合作、交談的每一個人,都分門別類,並藉由 take note 的方式紀錄每一次的互動內容以及該人的最新動向。在我看來,確實是相當清楚有條理的人脈管理方式,我確信也有相當顯著的效果,但真正到了執行面,卻必須要養成嚴格且紀律的工具使用習慣(這往往是執行各種方法時,最困難的一點)。

提及專案管理能力,楊偉龍先生更提到:「良好的資料分析能力,是專案管理不可或缺的基本功。」他認為,資料分析能力的必要性,在電子商務的運用上,更甚於經驗分析。而囿於此次分享時間有限,他沒有對資料分析能力的訓練多加著墨(Ying: 誰可以教教我?)。

工欲善其事,必先利其器。對於 Android 手機與 iPhone 的選擇,楊偉龍先生自有一套看法:「由於我的通訊錄裡有 5000-6000 筆的聯絡人,每次換新的電子產品,不論是手機還是平板電腦,第一件事情就是備份還原。而 iPhone4 在搜尋這五六千筆聯絡人的速度上明顯超過 Android 平台的手機,因此我就很理所當然的選擇了 iPhone4。」

整場分享下來,我感受到楊偉龍先生深深內化在日常生活裡的嚴格紀律。他說:「人很複雜,要花時間認真對待。」雖然這是很淺顯易懂的道理,但要作到如此細緻的流程規劃,且要求自己且毫不拖延怠惰,卻考驗著每一個人的執行力與行動力。

討論到人脈分類,楊偉龍先生則建議可分為「個人型、工作型以及策略型(強調槓桿運用)」三種人脈,而更深入的討論,相信可在楊偉龍先生的部落格裡找到答案。

分享的最後,楊偉龍先生問大家:1.01 的 365 次方等於多少?

一陣錯愕,楊偉龍先生公佈了答案:1.01 的 365 次方等於 37。換句話說,我們每個人的每一天裡,只要有 1% 的進步,一年後,就會發現自己比現在強上 37 倍。

鏗鏘有力的結尾,於是我滿腦子想著如何達成嚴格有紀律的自我管理。


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HsinChu˙Ying

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